Внедрение Битрикс24 для туроператора "Кавказ Discovery"
Задачи проекта
- Отсутствие единой базы клиентов.
- Потери заявок из разных источников из-за отсутствия налаженной системы их обработки.
- Невозможность отслеживания истории взаимодействия с клиентами, а также учета персональных предпочтений.
- Трудности с планированием и отслеживанием производственной нагрузки.
- Отсутствие контроля за коммуникациями менеджеров с клиентами.
- Неэффективное использование множества разрозненных файлов и таблиц для учета заказов и туров.
- Проблемы с учётом дебиторской задолженности.
- Ручное составление документации, отнимающее много времени.
- Отсутствие чёткого учета ресурсов, расходных материалов и техники.
- Сложности в организации и координации туров и сервисных работ, что препятствовало качественному обслуживанию клиентов и кросс-продажам.
Важные нюансы, учтённые при внедрении
- Большинство клиентов компании является постоянными, и для них важно отслеживать предпочтения, а также предлагать регулярные туры и техническое обслуживание.
- Компания работает через несколько юридических лиц, что требует учёта разных систем налогообложения и документов для каждого направления бизнеса.
- Важно было учесть гибкость в коммуникациях, поскольку клиенты предпочитают разные каналы связи (WhatsApp, Telegram, почта, звонки).
- Интерфейс системы должен быть простым и доступным, поскольку сотрудники не привыкли работать с новыми системами.
Этапы разработки и внедрения
01 →
Предпроектный анализ
02 →
Аудит бизнес-процессов
03 →
Доработка системы
04 →
Настройка
05 →
Внедрение
06
Сопровождение
Берем ресурс под контроль. Оказываем техническую поддержку пользователей.
Цели
- Автоматизация документооборота: Разработка алгоритма для создания документов (договоров, счетов, подтверждений и других) с учётом особенностей заказчиков.
- Оптимизация отправки документов: Упрощение и ускорение процесса отправки документов через разные каналы связи.
- Централизация информации о проектах и турах: Создание единого инструмента для агрегации и управления информацией о поездках, клиентах и заказах.
- Интеграция каналов коммуникации: Подключение мессенджеров, телефонии и почты к единой системе для общения с клиентами.
- Детализация расходов: Разработка модуля для учета расходов по поездкам и клиентам, что обеспечит полную прозрачность.
- Централизация приёма заявок: Интеграция с сайтом, почтой и мессенджерами для оперативной фиксации запросов.
- Организация кросс-продаж и планирования туров: Внедрение чёткого процесса подготовки туров и отслеживания потребностей для своевременных продаж сопутствующих услуг.
Решение
- Внедрение Битрикс24: Мы начали с развертывания коробочной версии Битрикс24, настроили необходимые сервисы и права доступа для сотрудников, а также определили ключевые направления бизнеса.
- Интеграция каналов связи: Подключили все каналы для сбора заявок — сайт, телефонию, мессенджеры и почту, что позволило собирать все заявки в одном месте и исключить их потерю.
- Автоматизация документооборота: Настроили автоматическое создание документов (договоров, счетов и других) с возможностью быстрой отправки через почту и мессенджеры.
- Автоматические напоминания: Внедрили систему напоминаний для менеджеров, чтобы они не забывали о важных действиях по заказам и не упускали сроки.
- Учет ресурсов и туров: Создали реестры для учета техники, туров и арендованных ресурсов, что позволило оперативно отслеживать доступность и загруженность.
Автоматизация документооборота
Разработка алгоритма для создания документов (договоров, счетов, заказ-нарядов и других) с учётом особенностей заказчиков.
Документы формируются автоматически, не требуя участия сотрудников, и доступны как для обработки в системе, так и для отправки клиентам и печати.
Автоматические напоминания
Внедрили систему напоминаний для менеджеров, чтобы они не забывали о важных действиях по заказам и не упускали сроки.
Действия коллег и задания от руководителей также не будут потеряны и проигнорированы.
Интеграция каналов связи
Подключили все каналы для сбора заявок — сайт, телефонию, мессенджеры и почту, что позволило собирать все заявки в одном месте и исключить их потерю.
Заявки распределяются по отделам и менеджерам, а статистика по эффективности каналов всегда доступна для руководителей.
Разработанные модули
Результат
Система позволила оптимизировать работу компании, снизить затраты времени и повысить клиентский сервис.
В будущем планируется автоматизация второго бизнеса заказчика — сервиса по обслуживанию багги и вездеходов.
- Снижение времени на создание документов: Сокращение времени на 80%.
- Ускорение отправки документации: Ускорение на 50%.
- Увеличение точности учета туров: Повышение точности на 90%.
- Увеличение производительности команды: Рост производительности на 40% благодаря автоматизации рутинных задач.
- Экономия времени: Экономия до 20 часов в неделю на обработке заказов.
Заключение: Решения, внедрённые в компании «Кавказ Дискавери», позволили значительно улучшить рабочие процессы, повысить эффективность работы сотрудников и улучшить клиентский сервис. Внедрение Битрикс24 обеспечило не только удобство в ежедневной работе, но и прозрачность в учёте данных и финансах.
