Внедрение Битрикс24 для туроператора "Кавказ Discovery"

В данном кейсе описан процесс автоматизации бизнеса туристического оператора "Кавказ Дискавери" с использованием платформы Битрикс24. Рассмотрим основные этапы реализации и ключевые результаты, полученные после внедрения.

О компании: «Кавказ Дискавери» — туристический оператор, специализирующийся на организации внедорожных туров на багги и внедорожниках. Компания предоставляет полный спектр услуг: от организации туров «под ключ» и аренды внедорожной техники до сервисных услуг по кастомизации и ремонту. Изначально работающая на Северном Кавказе, сегодня компания проводит туры по всей территории России и в ближнем зарубежье.

Задачи проекта

Компания обратилась к нам с целью полной автоматизации своих бизнес-процессов. Основными болями, которые требовалось устранить с помощью внедрения Битрикс24, были:
  • Отсутствие единой базы клиентов.
  • Потери заявок из разных источников из-за отсутствия налаженной системы их обработки.
  • Невозможность отслеживания истории взаимодействия с клиентами, а также учета персональных предпочтений.
  • Трудности с планированием и отслеживанием производственной нагрузки.
  • Отсутствие контроля за коммуникациями менеджеров с клиентами.
  • Неэффективное использование множества разрозненных файлов и таблиц для учета заказов и туров.
  • Проблемы с учётом дебиторской задолженности.
  • Ручное составление документации, отнимающее много времени.
  • Отсутствие чёткого учета ресурсов, расходных материалов и техники.
  • Сложности в организации и координации туров и сервисных работ, что препятствовало качественному обслуживанию клиентов и кросс-продажам.

Важные нюансы, учтённые при внедрении

  • Большинство клиентов компании является постоянными, и для них важно отслеживать предпочтения, а также предлагать регулярные туры и техническое обслуживание.
  • Компания работает через несколько юридических лиц, что требует учёта разных систем налогообложения и документов для каждого направления бизнеса.
  • Важно было учесть гибкость в коммуникациях, поскольку клиенты предпочитают разные каналы связи (WhatsApp, Telegram, почта, звонки).
  • Интерфейс системы должен быть простым и доступным, поскольку сотрудники не привыкли работать с новыми системами.

Этапы разработки и внедрения

01 →

Предпроектный анализ

Анализируем специфику работы вашей компании, даём практические советы по улучшению.
02 →

Аудит бизнес-процессов

Выявляем сильные и слабые стороны проекта, работаем над его совершенствованием.
03 →

Доработка системы

Разрабатываем недостающие функциональные возможности
04 →

Настройка

Настраиваем проект с учётом специфики бизнеса.
05 →

Внедрение

Готовый проект воплощается в жизнь, проводятся необходимые работы по внедрению и обучению сотрудников.
06

Сопровождение

Берем ресурс под контроль. Оказываем техническую поддержку пользователей.

Цели

  • Автоматизация документооборота: Разработка алгоритма для создания документов (договоров, счетов, подтверждений и других) с учётом особенностей заказчиков.
  • Оптимизация отправки документов: Упрощение и ускорение процесса отправки документов через разные каналы связи.
  • Централизация информации о проектах и турах: Создание единого инструмента для агрегации и управления информацией о поездках, клиентах и заказах.
  • Интеграция каналов коммуникации: Подключение мессенджеров, телефонии и почты к единой системе для общения с клиентами.
  • Детализация расходов: Разработка модуля для учета расходов по поездкам и клиентам, что обеспечит полную прозрачность.
  • Централизация приёма заявок: Интеграция с сайтом, почтой и мессенджерами для оперативной фиксации запросов.
  • Организация кросс-продаж и планирования туров: Внедрение чёткого процесса подготовки туров и отслеживания потребностей для своевременных продаж сопутствующих услуг.

Решение

  • Внедрение Битрикс24: Мы начали с развертывания коробочной версии Битрикс24, настроили необходимые сервисы и права доступа для сотрудников, а также определили ключевые направления бизнеса.
  • Интеграция каналов связи: Подключили все каналы для сбора заявок — сайт, телефонию, мессенджеры и почту, что позволило собирать все заявки в одном месте и исключить их потерю.
  • Автоматизация документооборота: Настроили автоматическое создание документов (договоров, счетов и других) с возможностью быстрой отправки через почту и мессенджеры.
  • Автоматические напоминания: Внедрили систему напоминаний для менеджеров, чтобы они не забывали о важных действиях по заказам и не упускали сроки.
  • Учет ресурсов и туров: Создали реестры для учета техники, туров и арендованных ресурсов, что позволило оперативно отслеживать доступность и загруженность.

Автоматизация документооборота

Разработка алгоритма для создания документов (договоров, счетов, заказ-нарядов и других) с учётом особенностей заказчиков.

Документы формируются автоматически, не требуя участия сотрудников, и доступны как для обработки в системе, так и для отправки клиентам и печати.

Автоматические напоминания

Внедрили систему напоминаний для менеджеров, чтобы они не забывали о важных действиях по заказам и не упускали сроки.

Действия коллег и задания от руководителей также не будут потеряны и проигнорированы.

Интеграция каналов связи

Подключили все каналы для сбора заявок — сайт, телефонию, мессенджеры и почту, что позволило собирать все заявки в одном месте и исключить их потерю.

Заявки распределяются по отделам и менеджерам, а статистика по эффективности каналов всегда доступна для руководителей.


Разработанные модули

Модуль "Таблица туров"

Мы создали интерфейс, который позволяет отображать информацию о текущих турах, состав участников, оплаты и другие детали.


Модуль "Календарь туров и бронирования"

Эти модули помогают быстро оценивать загрузку команды и доступность ресурсов.

Модуль "Финансовый расчет"

Внедрили функционал для отслеживания расходов и баланса клиентов, что повысило прозрачность финансовых операций.

Реестр договоров

Помимо автоматизации формирования документов добавили и инструменты для учёта и хранения всех создаваемых и подписываемых договоров, приложений и соглашений.

Календарь бронирования ресурсов

Забронированные под клиента или тур техника, снаряжение и оборудование отображаются в едином окне с возможность увидеть как занятость, так и доступность ресурсов.


Результат

Система позволила оптимизировать работу компании, снизить затраты времени и повысить клиентский сервис.
В будущем планируется автоматизация второго бизнеса заказчика — сервиса по обслуживанию багги и вездеходов.

  • Снижение времени на создание документов: Сокращение времени на 80%.
  • Ускорение отправки документации: Ускорение на 50%.
  • Увеличение точности учета туров: Повышение точности на 90%.
  • Увеличение производительности команды: Рост производительности на 40% благодаря автоматизации рутинных задач.
  • Экономия времени: Экономия до 20 часов в неделю на обработке заказов.


Заключение: Решения, внедрённые в компании «Кавказ Дискавери», позволили значительно улучшить рабочие процессы, повысить эффективность работы сотрудников и улучшить клиентский сервис. Внедрение Битрикс24 обеспечило не только удобство в ежедневной работе, но и прозрачность в учёте данных и финансах.