Внедрение Битрикс24 для мотоцентра "Brutal Toys"
В данном кейсе описан процесс автоматизации бизнеса центра мототехники "Brutal Toys" с использованием платформы Битрикс24. Рассмотрим основные этапы реализации и ключевые результаты, полученные после внедрения.
О компании: «Brutal Toys» — команда, специализирующаяся на поставке, обслуживании и кастомизации различных вариантов мототехники (квадроциклы, багги, снегоходы, вездеходы и т.д.). Компания предоставляет полный спектр услуг: персональные поставки эксклюзивной техники «под заказ», продажа техники и запчастей в своих шоу-румах и салонах, сервисные услуги по кастомизации, ремонту и ТО техники.
Компания практикует персональный подход и не боится сложных заказов, благодаря чему быстро вышла в лидеры рынка в РФ, что привело к стремительному росту объемов и задач, подтолкнув команду к внедрению Битрикс24.
Задача: Компания обратилась к нам с целью максимальной цифровизации своих процессов. Основными болями, которые требовалось устранить с помощью внедрения Битрикс24, были:
Компания практикует персональный подход и не боится сложных заказов, благодаря чему быстро вышла в лидеры рынка в РФ, что привело к стремительному росту объемов и задач, подтолкнув команду к внедрению Битрикс24.
Задача: Компания обратилась к нам с целью максимальной цифровизации своих процессов. Основными болями, которые требовалось устранить с помощью внедрения Битрикс24, были:
- Отсутствие единой базы клиентов.
- Потери заявок из разных источников из-за отсутствия налаженной системы их обработки.
- Невозможность отслеживания истории взаимодействия с клиентами, а также учета персональных предпочтений.
- Трудности с планированием и отслеживанием производственной нагрузки.
- Отсутствие контроля за коммуникациями менеджеров с клиентами.
- Неэффективное использование множества разрозненных файлов и таблиц для учета заказов, складских остатков, закупок.
- Проблемы с учётом дебиторской задолженности.
- Ручное составление документации, отнимающее много времени.
- Отсутствие чёткого учета ресурсов, расходных материалов и техники.
- Отсутствие отчётности.
- Сложности в организации и координации туров и сервисных работ, что препятствовало качественному обслуживанию клиентов и кросс-продажам.
Важные нюансы, учтённые при внедрении:
- Большинство клиентов компании является постоянными, и для них важно отслеживать предпочтения, а также предлагать регулярные туры и техническое обслуживание.
- Компания работает через несколько юридических лиц, что требует учёта разных систем налогообложения и документов для каждого направления бизнеса.
- Важно было учесть гибкость в коммуникациях, поскольку клиенты предпочитают разные каналы связи (WhatsApp, Telegram, почта, звонки).
- Интерфейс системы должен быть простым и доступным, поскольку сотрудники не привыкли работать с новыми системами.
Решение и результат:
- Внедрение Битрикс24: Мы начали с развертывания коробочной версии Битрикс24, настроили необходимые сервисы и права доступа для сотрудников, а также определили ключевые направления бизнеса.
- Интеграция каналов связи: Подключили все каналы для сбора заявок — сайт, телефонию, мессенджеры и почту, что позволило собирать все заявки в одном месте и исключить их потерю.
- Автоматизация документооборота: Настроили автоматическое создание документов (договоров, счетов и других) с возможностью быстрой отправки через почту и мессенджеры.
- Автоматические напоминания: Внедрили систему напоминаний для менеджеров, чтобы они не забывали о важных действиях по заказам и не упускали сроки.
- Учет ресурсов и туров: Создали реестры для учета техники, туров и арендованных ресурсов, что позволило оперативно отслеживать доступность и загруженность.
Цели
- Автоматизация документооборота: разработка алгоритма для создания документов (договоров, счетов, подтверждений и других) с учётом особенностей заказчиков.
- Оптимизация отправки документов: Упрощение и ускорение процесса отправки документов через разные каналы связи.
- Централизация информации о проектах и турах: Создание единого инструмента для агрегации и управления информацией о поездках, клиентах и заказах.
- Интеграция каналов коммуникации: Подключение мессенджеров, телефонии и почты к единой системе для общения с клиентами.
- Детализация расходов: Разработка модуля для учета расходов по поездкам и клиентам, что обеспечит полную прозрачность.
- Централизация приёма заявок: Интеграция с сайтом, агрегаторами почтой и мессенджерами для оперативной фиксации запросов.
- Организация кросс-продаж и планирования туров: Внедрение чёткого процесса подготовки туров и отслеживания потребностей для своевременных продаж сопутствующих услуг.
Достижения и результаты
Система позволила оптимизировать работу компании, снизить затраты времени и повысить клиентский сервис.
В будущем планируется автоматизация второго бизнеса заказчика — сервиса по обслуживанию багги и вездеходов.
- Снижение времени на создание документов: Сокращение времени на 70%.
- Ускорение отправки документации: Ускорение на 60%.
- Увеличение точности учета туров: Повышение точности на 90%.
- Увеличение производительности команды: Рост производительности на 40% благодаря автоматизации рутинных задач.
- Экономия времени: Экономия до 25 часов в неделю на обработке заказов и взаимодействии между членами команды.
Заключение: Решения, внедрённые в компании «Кавказ Дискавери», позволили значительно улучшить рабочие процессы, повысить эффективность работы сотрудников и улучшить клиентский сервис. Внедрение Битрикс24 обеспечило не только удобство в ежедневной работе, но и прозрачность в учёте данных и финансах.